Konflikter på jobbet är inte farliga i sig. Det är när vi inte pratar om dem som det blir problem, och dyrt.
I en vardag där jobbet rullar på i högt tempo och människor med olika bakgrund, personlighet och värderingar möts, är det fullt naturligt att det ibland skaver. Det kan handla om små missförstånd, olika arbetssätt eller känslan av att inte bli lyssnad på. Konflikter är en naturlig del av samarbete, särskilt i miljöer där det ställs höga krav på prestation, omställning och samspel. Det viktiga är inte att undvika konflikter till varje pris – det går ändå inte – utan hur vi tar hand om dem när de dyker upp.
Att tidigt våga prata om det som skaver, istället för att ignorera eller förminska det, är ofta avgörande för både relationer, trivsel och resultat.
Konflikter kostar, men går att vända till något bra
Forskning visar att chefer i organisationer där samarbetet inte fungerar kan lägga upp till 30 procent av sin arbetstid på konflikter. Det är nästan en och en halv dag i veckan (Dana, 2001). Och i en stor internationell undersökning uppgav 1 av 10 att olösta konflikter hade lett till att viktiga projekt gått i stöpet (CPP Global, 2008). Det här är inte bara siffror, det är verklighet på många arbetsplatser där samarbetet inte fungerar som det borde.
Olösta konflikter påverkar inte bara de direkt inblandade. De spiller ofta över på andra kollegor, skapar oro i gruppen och kan på sikt påverka hela verksamhetens förmåga att nå sina mål. Ändå dröjer många arbetsgivare med att agera. Det kan bero på osäkerhet, konflikträdsla eller brist på verktyg. Men ju längre man väntar, desto mer komplicerad och dyr blir situationen.
Samtidigt finns det en positiv sida av konflikter: när de hanteras på rätt sätt kan de leda till något bättre. Det som först var ett problem kan i efterhand visa sig ha varit startpunkten för tydligare ansvarsfördelning, förbättrad kommunikation eller stärkt tillit. Många organisationer vittnar om hur god konflikthantering förbättrat både arbetsmiljö och resultat.
Därför uppstår konflikter och så kan du som chef eller HR agera
Vanliga orsaker till konflikter är otydliga roller, bristande kommunikation, olika värderingar eller högt tempo och stress. Det kan börja med något så enkelt som en uppgift som fördelats på fel sätt, ett missat mejl, en känsla av orättvisa eller ett projekt där olika mål står mot varandra.
Risken för konflikt ökar när arbetsbelastningen är hög och när det saknas tid och forum för reflektion och dialog. I den typen av miljöer räcker det med små missförstånd för att relationer ska börja knaka.
Men det finns bra sätt att förebygga och hantera konflikter innan de hinner växa sig stora:
Checklista: Så fångar du upp konflikter i tid
- Var nyfiken på det som skaver. Ställ frågor tidigt, hellre en gång för mycket än för sent. Konflikter syns sällan på ytan från början.
- Fånga tidiga signaler. Suckar, tystnad eller undvikande kan vara tecken på att något inte stämmer. Det är ofta de lågintensiva konflikterna som på sikt gör mest skada.
- Sätt ord på det du ser. ”Jag upplever att samarbetet haltar, stämmer det?” är ofta en bra start. Att visa att du sett något och att du bryr dig, sänker tröskeln för att prata om det.
- Sök förståelse, inte syndabockar. Fokusera på vad som hänt och vad ni behöver göra framåt. Det handlar inte om att peka ut rätt eller fel, utan om att hitta en väg vidare.
- Ta hjälp av HR i tid. Du behöver inte lösa allt själv. HR kan bidra med perspektiv, struktur och stöd både till dig som chef och till gruppen.
- Dokumentera vid långvariga konflikter. Om situationen drar ut på tiden, skriv ner vad som sagts och gjorts. Det är ett skydd både för dig och för arbetsgivaren.
- Följ upp. Konflikter försvinner inte av sig själva. Visa att du menar allvar genom att avsätta tid för uppföljning, både kortsiktigt och över tid.
Men vad gör du när konflikten redan är ett faktum? När medarbetare slutat prata med varandra, samarbetet brutit samman eller arbetsmiljön börjat påverkas? Då krävs ett mer strukturerat grepp, med både samtal, dokumentation och ibland juridisk vägledning.
Checklista: När konflikten redan är ett faktum
- Stanna upp. Agera snabbt men sansat. En konflikt som pågår ska inte skjutas upp. Ju längre den får gro, desto svårare blir den att lösa. Men undvik att gå in i panikläge och börja med att skapa överblick.
- Lyssna in båda parter separat och utan att döma. Börja med att förstå vad som hänt, hur det upplevs och vad varje person behöver. Ge utrymme för båda sidor att berätta, utan att försöka avgöra vem som har rätt.
- Avgränsa vad konflikten handlar om. Är det sakfrågor, missförstånd eller upplevelser av kränkning? Att förstå vilken typ av konflikt det är avgör vilka verktyg som är rätt.
- Dokumentera samtalen. Skriv ned vad som sagts, vad ni kommit överens om och vilka åtgärder som ska vidtas. Viktigt för både rättssäkerhet och uppföljning.
- Bedöm om det är en arbetsmiljöfråga eller kräver juridiskt stöd. Handlar det om kränkande särbehandling, diskriminering eller trakasserier? Då måste arbetsgivaren agera och ofta krävs stöd från HR eller juridisk expertis.
- Planera konkreta åtgärder. Behövs medling? Rollförändringar? Gemensamma samtal? Tydliggör nästa steg, vem som ansvarar för vad, och när det ska följas upp.
- Följ upp, flera gånger. En konflikt är sällan löst efter ett samtal. Sätt upp ett schema för uppföljning och håll fast vid det. Det bygger tillit och visar ansvar.
- Lär av det som hände. Vad säger konflikten om er kultur, era rutiner eller ledarskapet? Ta tillfället i akt att stärka det förebyggande arbetet och dra lärdomar som kan minska risken för nya konflikter.
Konflikter behöver inte vara ett nederlag – de kan vara en väg framåt
När vi vågar prata om det som skaver, öppnas också dörrar till utveckling. Många team berättar att de kommit närmare varandra efter att ha tagit sig igenom en konflikt tillsammans. I stället för att sopa konflikter under mattan kan de bli startskottet för något bättre, om vi har modet och verktygen att möta dem.
Så nästa gång det börjar skava i samarbetet, se det inte som ett tecken på att något är fel. Se det som en signal om att något behöver uppmärksammas. Konflikter i sig är inte farliga. Det farliga är när vi låtsas som att de inte finns.
I vissa fall kan det vara klokt att ta in en extern part (medlare, rådgivare eller samtalsledare) för att få struktur, avlastning och ett nytt perspektiv. Vi på LevelUp stöttar både chefer och HR med arbetsrättslig kompetens och konkret stöd i konflikthantering, när det behövs som mest.